Формат PDF (Portable Document Format) уже много лет, благодаря своему удобству, считается стандартом для обмена документами в электронном виде. Не так давно умельцы даже запустили Doom внутри PDF -файлов, что еще раз доказывает народное признание формата. Широкое распространение также привлекает внимание злоумышленников, именно поэтому вопросы информационной безопасности, связанные с использованием PDF-файлов остаются актуальными.
В настоящий момент существует три вида рисков:
Риск вредоносного кода внутри. PDF-файл может нести угрозу вашему компьютеру и данным на нем из-за встроенного в документ вируса.
Решение: Эта уязвимость решается путем сканирования PDF-документов антивирусным ПО перед их открытием, а также использованием программ, которые блокируют исполнение несанкционированного кода. Своевременное обновление программ для работы с PDF-файлами и использование защищенных операционных систем также повысит уровень безопасности.
Однако, в эпоху электронного документооборота возникают риски не только безопасности PDF-файлов как таковых, но и сохранности их содержания, поэтому риск для компании может исходить из-за недосмотра в изменениях.
Риск модификации документа. Сам PDF-файл может быть изменен несмотря на защиту от редактирования и применении электронной цифровой подписи.
Решение: Для предотвращения несанкционированного изменения файлов нужно сравнивать документ с исходным файлом. В данном случае следует воспользоваться PDF-редактором, в котором предусмотрена возможность сравнения. Для этого подойдет Программный комплекс «СЕТЕРЕ ПДФ Редактор», который уже в базовой версии содержит встроенный модуль сравнения документов, что позволит мгновенно отследить внесенные изменения, включая несанкционированные.
Риск утечки информации. Такое возможно при использовании бесплатных онлайн-PDF-редакторов.
Решение: Очевидно, что для сохранения конфиденциальности данных использование онлайн-PDF-редакторов в деловом и государственном документообороте недопустимо. Вместо онлайн-инструментов следует применять локальные PDF-редакторы с хорошей репутацией в защищенных операционных системах. Бесплатные облачные сервисы, даже те, которые предлагают шифрование данных и гарантируют защиту конфиденциальности, не могут на 100% оградить от утечки информации.
Применяя на практике предложенные решения, можно значительно снизить риски, связанные с использованием PDF-документов. В конечном итоге, осведомленность о потенциальных рисках и внедрение эффективных мер безопасности помогут не только защитить информацию, но и обеспечить успешный документооборот в условиях постоянно меняющейся цифровой среды. Важно помнить, что каждый шаг в направлении повышения безопасности PDF-документов — это шаг к защите вашей конфиденциальности и целостности данных.